DÉCLARATION DE CONFIDENTIALITÉ

BELEID INZAKE GEGEVENSBESCHERMING/PRIVACY BELEID

GROEP PROMOBUILD

Wanneer in dit document verwezen wordt naar GROEP PROMOBUILD wordt verwezen naar PROMOBUILD nv met maatschappelijke zetel te 2230 Herselt, Aarschotsesteenweg 200F en ingeschreven in de kruispuntbank van Ondernemingen met ondernemingsnummer 0879 938 369, RPR Antwerpen, alsook naar elke met PROMOBUILD nv verbonden en/of aanverwante vennootschap. Een overzicht van deze vennootschappen is op eenvoudig verzoek verkrijgbaar.

1. Inleiding

GROEP PROMOBUILD verenigt meerdere ondernemingen in de vastgoedsector (projectontwikkeling, aankoop, verkoop, verhuur en beheer) die elk hun specifieke activiteit hebben en in het kader daarvan ook persoonsgegevens verwerken. Daarbij maken deze ondernemingen gebruik van dezelfde middelen.

GROEP PROMOBUILD (verder ‘we’ en ‘ons’) leeft de regelgeving inzake de bescherming van natuurlijke personen bij de verwerking van persoonsgegevens na. In dit document lichten we toe hoe we uw gegevens verwerken en daarbij rekening houden met uw rechten. Aldus vormt dit document het algemeen beleid van GROEP PROMOBUILD op het vlak van gegevensbescherming.

Dit algemeen beleid inzake gegevensbescherming heeft betrekking op alle diensten en activiteiten van GROEP PROMOBUILD. Het legt uit welke persoonsgegevens wij verzamelen, rechtstreeks of onrechtstreeks, en hoe wij die gebruiken en verwerken. Daarnaast geeft het ook aan welke keuzes u kunt maken met betrekking tot de gegevens die we verwerken en hoe u deze beslissingen kunt beheren.

Door het meedelen van uw persoonsgegevens verklaart u uitdrukkelijk kennis te hebben genomen van ons beleid inzake gegevensbescherming en gaat u er eveneens uitdrukkelijk mee akkoord.

Voor vragen bij dit beleid en rond de verwerking en bescherming van persoonsgegevens kan u steeds contact opnemen met info@promobuild.be. Voor vragen die meer zijn dan een vraag om inlichtingen kunnen wij u vragen u te identificeren, zodat wij zeker zijn dat wij de gevraagde informatie en gegevens aan de juiste persoon verstrekken (zie verder).

2. Persoonsgegevens

Persoonsgegevens zijn alle gegevens die toelaten een band te leggen met een natuurlijke persoon of om een natuurlijke persoon te identificeren.

Naargelang uw activiteiten en relatie tot GROEP PROMOBUILD deelt u ons de volgende persoonsgegevens mee:

• uw identiteits- en contactgegevens (naam, aanspreektitel, adres, e-mail, telefoon- en GSM nummer)
• uw financiële gegevens (facturatie- en betalingsgegevens)
• uw professionele gegevens: de gegevens van de onderneming of organisatie die u vertegenwoordigt of waarvoor u optreedt, alsook uw functie.

Voor bepaalde specifieke wettelijke verplichtingen kan het zijn dat u ons bijkomende gegevens bezorgt (e-ID gegevens voor elektronische aanwezigheidsregistratie, kopie identiteitskaart voor aanmaak en vrijgave van huurwaarborg).

Bij de verzameling en verwerking van uw persoonsgegevens respecteren wij de Belgische regelgeving inzake bescherming van persoonsgegevens, evenals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (“GDPR”) vanaf haar inwerkintreding op 25 mei 2018.

3. Verwerkingsdoeleinden

GROEP PROMOBUILD verzamelt en verwerkt

1. Klantgegevens: wanneer u beroep doet op één van de ondernemingen van GROEP PROMOBUILD voor de diensten en/of producten die zij aanbieden, o.a. gegevens van (kandidaat)kopers, (kandidaat)verkopers en (kandidaat)huurders.
De doeleinden voor deze verwerkingen zijn de uitvoering van de overeenkomsten met onze klanten, het klantenbeheer, de boekhouding en direct marketingactiviteiten zoals het toesturen van promotionele of commerciële informatie.

2. Gegevens van leveranciers en onderaannemers, evenals hun eventuele (sub)onderaannemers, hun personeel, medewerkers, aangestelden en andere nuttige contactpersonen.
De doeleinden van deze verwerkingen zijn de uitvoering van de overeenkomst, het vervullen van wettelijke en reglementaire verplichtingen (eventuele verplichte elektronische aanwezigheidsregistratie, 30bis-aangifte van werken, …), het beheer van leveranciers/(sub)onderaannemers, de boekhouding en direct marketingactiviteiten zoals het toesturen van promotionele of commerciële informatie.

3. Gegevens van personeel
We verwerken de persoonsgegevens van onze werknemers in het kader van ons personeelsbeheer en de loonsadministratie. Gelet op de specifieke aard ervan, wordt deze verwerking meer uitgebreid geregeld in een Verwerkersovereenkomst met het sociaal bureau. Verder verwerken wij gegevens over ons personeel als natuurlijke persoon in het kader van de samenwerking met  klanten, leveranciers, onderaannemers en mogelijke nieuwe klanten/prospecten. Personeelsgegevens worden ook verwerkt in het kader van de verplichte elektronische aanwezigheidsregistratie.

4. Gegevens van mogelijke nieuwe klanten/prospecten, nuttige contacten binnen onze sector, netwerkcontacten, contacten van deskundigen, enz.
De doeleinden van deze verwerking zijn in het belang van onze activiteiten, direct marketing en pubic relations.

De verwerking van al bovenvermelde gegevens door werknemers van GROEP PROMOBUILD is geregeld in een vertrouwelijkheidsovereenkomst tussen GROEP PROMOBUILD en de werknemer.

4. Grondslagen voor verwerking

Als u op onze diensten beroep doet of wij op de uwe, wordt er normaal een overeenkomst gesloten. In dat geval verwerken wij uw gegevens op basis van de contractuele relatie die wij met u hebben als gevolg van deze overeenkomst.

In andere gevallen is er geen contractuele relatie met u, zoals bij communicatie en public relations. Dan baseren wij de verwerking op onze gerechtvaardigde belangen als onderneming, in het bijzonder de vrijheid van onderneming en informatie. Daarbij zorgen wij er steeds voor dat er tussen onze en uw belangen een evenwicht bestaat, bijvoorbeeld door u een recht van verzet toe te kennen.

Het is ook mogelijk dat wij niet met uzelf, als natuurlijke persoon, maar wel met de onderneming of organisatie die u vertegenwoordigt of waarvoor u optreedt, een contract sluiten. Hoewel in dat geval de verwerking noodzakelijk is om het contract met uw onderneming of organisatie uit te voeren, baseren wij de verwerking van uw persoonsgegevens dan op onze gerechtvaardigde belangen als onderneming, in het bijzonder de vrijheid van onderneming en informatie. Dat houdt in dat wij uw gegevens moeten kunnen verwerken om zaken te kunnen doen met uw onderneming of organisatie. Dit is bijvoorbeeld het geval als wij gegevens over u als natuurlijke persoon verwerken in het kader van de samenwerking met de onderneming of organisatie die u vertegenwoordigt of waarvoor u optreedt, in de verwerkingen “leveranciersbeheer” en “boekhouding”. Daarbij zorgen wij er steeds voor dat er tussen onze en uw belangen een evenwicht bestaat, bijvoorbeeld door u een recht van verzet toe te kennen.

5. Hoe verzamelt GROEP PROMOBUILD uw gegevens?

Uw gegevens verzamelen wij normaal bij uzelf wanneer u daartoe (papieren dan wel elektronische) formulieren en/of documenten invult. Dat kan ook gebeuren via mailuitwisseling, telefoon of tijdens een gesprek.

Wij verzamelen gegevens niet altijd rechtstreeks bij u. Het is ook mogelijk dat wij die gegevens op een andere manier verkrijgen. Dat is met name het geval als u vertegenwoordiger bent van een rechtspersoon waarmee wij handelen en wij uw gegevens bekomen van andere personen binnen uw onderneming of organisatie.

Het is ook mogelijk dat wij uw gegevens ontvangen van derden, zoals wanneer u ons contacteert naar aanleiding van reclame of publiciteit door derden die voor ons werken (verkoop-/ verhuurkantoor). Die derden doen dit in onze opdracht en onder onze controle en zijn aldus verwerkers.

Als u onze website bezoekt, maken wij daarbij gebruik van cookies. Dat doen wij om de inhoud en het gebruiksgemak van die website zoveel mogelijk af te stemmen op u als gebruiker. Daarnaast verwerken wij uw gegevens om te voldoen aan de verplichtingen die voortvloeien uit het ter beschikking stellen van een website en de inhoud ervan en om u in staat te stellen om gebruik te maken van de interactieve toepassingen en diensten op deze website. Meer informatie hierover kan u vinden in onze cookie policy.

6. Met wie deelt GROEP PROMOBUILD uw gegevens?

Uw gegevens worden hoofdzakelijk intern verwerkt in het kader van klantenbeheer, leveranciersbeheer, werkplanning, boekhouding en communicatie/public relations door de diensten die instaan voor deze activiteiten. Het spreekt voor zich dat elke onderneming enkel toegang heeft tot de gegevens die ze nodig heeft voor de eigen activiteiten.

Omdat de activiteiten die de ondernemingen van GROEP PROMOBUILD uitoefenen, elkaar aanvullen, worden er in beginsel geen persoonsgegevens uitgewisseld. Uw gegevens kunnen in beperkte mate doorgegeven worden aan derden en/of andere ondernemingen van GROEP PROMOBUILD indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de betrokken overeenkomst. Wij verwijzen hiervoor specifiek naar de privacy clausule opgenomen in de betrokken overeenkomst.

Uw gegevens kunnen ook voor bepaalde diensten of opdrachten worden doorgegeven aan en mogelijk verwerkt door derde dienstverleners waar wij een beroep op doen (boekhoudkantoor, advocaat, notaris, bank, enz.).

Soms zijn wij verplicht om gegevens over u door te geven. Dat is met name het geval wanneer wij hiertoe wettelijk worden verplicht of wanneer overheidsinstanties die daartoe het recht hebben, bij ons gegevens opvragen. In dat geval gaan wij na of er in hoofde van die instanties wel aan de voorwaarden om gegevens op te vragen is voldaan.

Uw gegevens worden in beginsel niet doorgegeven aan derde landen of internationale organisaties.

We zullen uw persoonsgegevens in geen geval verkopen of commercieel ter beschikking stellen van direct marketingbureaus of gelijkaardige dienstverleners.

7. Toegang door derden

Met het oog op de verwerking van uw persoonsgegevens, verlenen wij toegang tot uw persoonsgegevens aan onze werknemers, medewerkers en aangestelden. Wij garanderen een gelijkaardig niveau van bescherming door contractuele verplichtingen tegenstelbaar te maken aan deze werknemers, medewerkers en aangestelden, die gelijkaardig zijn aan deze beleidsnota inzake gegevensbescherming.

8. Beveiliging van uw gegevens

GROEP PROMOBUILD neemt de nodige technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens volgens een afdoend veiligheidsniveau te verwerken en deze te beschermen tegen vernietiging, verlies, vervalsing, wijziging, niet-toegestane toegang of kennisgeving per vergissing aan derden, evenals elke andere niet toegestande verwerking van deze gegevens.

In geen geval kan PROMOBUILD GROEP aansprakelijk worden geacht voor enige directe of indirecte schade die voortvloeit uit een foutief of onrechtmatig gebruik door een derde van de persoonsgegevens.

9. Duur van de verwerking

De persoonsgegevens worden door ons bewaard en verwerkt voor een periode die noodzakelijk is in functie van de doeleinden van de verwerking en in functie van de (al dan niet contractuele) relatie die wij met u hebben.

Klantengegevens en gegevens van leveranciers of onderaannemers zullen na een termijn van 10 jaar na de beëindiging van de overeenkomst uit onze systemen worden verwijderd, behoudens voor wat betreft deze persoonsgegevens die wij op basis van specifieke wetgeving langer moeten bewaren en in geval van een lopend geschil waarvoor de persoonsgegevens nog noodzakelijk zijn.

10. Uw rechten

In overeenstemming en onder de voorwaarden van de Belgische privacywetgeving en de bepalingen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming delen wij u mee dat u over de volgende rechten beschikt:

• Recht op toegang en inzage: u heeft het recht om kosteloos kennis te nemen van de gegevens die wij over u hebben en na te gaan waarvoor deze worden aangewend.
• Recht op rectificatie: u heeft het recht om rectificatie (verbetering) van uw onjuise persoonsgegevens te verkrijgen, evenals om onvolledige persoonsgegevens te vervolledigen.
• Recht op gegevenswissing of beperking: u heeft het recht om ons te verzoeken uw persoonsgegevens te wissen of de verwerking ervan te beperken in de omstandigheden en onder de voorwaarden zoals bepaald door de Algemene Verordening Gegevensbescherming. We kunnen de gegevenswissing of beperking weigeren van enige persoonsgegevens die voor ons noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van een wettelijke verplichting, de uitvoering van de overeenkomst of ons gerechtvaardigd belang, en dit zolang deze gegevens noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld.
• Recht op overdraagbaarheid van gegevens: u heeft het recht de persoonsgegevens die u ons heeft verstrekt, in een gestructureerde, gangbare en machineloosbare vorm te verkrijgen. U heeft het recht deze gegevens over te dragen aan een andere verantwoordelijke voor de verwerking.
• Recht van bezwaar: u heeft het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens wegens ernstige en legitieme motieven. Gelieve er evenwel rekening mee te houden dat u zich niet kan verzetten tegen de verwerking van persoonsgegevens die voor ons noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van een wettelijke verplichting, de uitvoering van de overeenkomst of ons gerechtvaardigd belang, en dit zolang deze gegevens noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor zij werden verzameld.
• Recht van intrekking van de toestemming: indien de verwerking van de persoonsgegevens is gebaseerd op de voorafgaande toestemming, beschikt u over het recht deze toestemming in te trekken. Deze persoonsgegevens zullen dan enkel nog verwerkt worden indien wij hiervoor over een andere rechtsgrond beschikken.
• Automatische beslissingen en profilering: wij bevestigen dat de verwerking van de persoonsgegevens geen profilering omvat en dat u niet aan volledige geautomatiseerde beslissingen wordt onderworpen.

U kan voormelde rechten uitoefenen door een e-mail te sturen naar info@promobuild.be met een bewijs van uw identiteit. Dat identiteitsbewijs vragen wij om te verhinderen dat uw gegevens worden meegedeeld aan iemand die daar geen recht op heeft. In beginsel gebeurt de identificatie aan de hand van een kopie van de identiteitskaart. Niettemin zijn ook andere bewijzen van identiteit toegelaten, mits ze voldoende geloofwaardig zijn, bijvoorbeeld omdat ze zijn uitgegeven door een overheid.

Gelieve, indien mogelijk, aan te geven in welke hoedanigheid u op onze diensten beroep doet of hebt gedaan in het verleden. Dat maakt het ons eenvoudiger om op uw verzoek te antwoorden.

GROEP PROMOBUILD stelt alles in het werk om op een zorgvuldige en legitieme manier om te gaan met uw persoonsgegevens in overeenstemming met de toepasselijke regelgeving. Heeft u vragen bij of bent u het niet eens met de manier waarop GROEP PROMOBUILD uw gegevens verwerkt, dan kan u zich steeds richten tot en/of klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit via www.gegevensbeschermingsautoriteit.be of per post t.a.v. Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel.

11. Nog vragen?

Indien u na het lezen van dit Privacy beleid verdere vragen of opmerkingen heeft met betrekking tot de verzameling en verwerking van uw persoonsgegevens, kan u contact opnemen met GROEP PROMOBUILD, hetzij door een e-mail te sturen naar info@promobuild.be hetzij per post naar Ter Heidelaan 54A, 3200 Aarschot.

12. Wijzigingen

GROEP PROMOBUILD behoudt zich het recht dit beleid inzake gegevensbescherming te wijzigen. De meest recente versie is te allen tijden beschikbaar op onze website.